העבודה האחרונה שלי, בחברה שפונה לשוק לוקאלי, גרמה לי להתגעגע לעבודה עם חו״ל.
בטח תגידו – למה בדיוק את מתגעגעת – לעלות לשיחות בשעות הערב במקום לראות ״חתונה ממבט ראשון״? לנסות להבין איפה כל אחד נמצא במסמך ועל איזה סעיף הוא מדבר? או אולי להתחבר לגוגל הנגאאוט, להבין שלא שומעים, לעבור לזום ואז להתנתק??
Well, כל התשובות נכונות.
נכון, הימים הם ימי קורונה ועכשיו גם אם הקולגות שלנו הם בישראל, אנחנו עדיין מתחברים לזום כדי לנהל פגישה, אבל זו לא באמת סיבת הגעגועים שלי…
כאמור, פרט למקום העבודה האחרון, עבדתי בחברות גלובליות בלבד, ואיכשהו התמזל מזלי וזכיתי תמיד לעבוד עם החוף המערבי של ארה״ב. מצד אחד, הרבה ישראלים מתגוררים שם אז יש סיכוי לעבוד איתם. מצד שני, 10 שעות הפרש! מה שמביא לכך שהם מתחילים את השבוע שלהם יומיים אחרינו, וחמור מכך – ממשיכים לעבוד עוד יומיים לתוך הסופ״ש שלנו…
ובתור אחת שאוהבת להסתכל על החיובי בכל סיטואציה, גם פה מצאתי את הטוב:
- רוצים לדעת מנין האנגלית שלי? בזכות העבודה עם אמריקאים. אנשים אשכרה חושבים שנולדתי באירופה, ולא, זה לא הודות לגינונים הפולניים שלי. אני מדברת, קוראת וכותבת אנגלית באופן שוטף (או כמו שכותבים בקו״ח – ברמת שפת אם), הודות למיילים, שיחות, מסמכים, וכו׳
- הישראלים שבהם הפכו לחברים, עד היום. זה גם עושה את העבודה נעימה יותר, וגם יש לי את מי לבקר כשאני מגיעה לאזור 😉
- ומעבר לזה, זה נתן לי הצצה לחיים של אחרים, בתרבויות שונות.
ואם כבר הזכרנו תרבויות אחרות, בואו רגע נדבר על איך להתנהל עם זה. לעבוד עם אמריקאים, ובאופן כללי עם אנשים בחו״ל, מציב לא מעט אתגרים. מעבר לתרבות שונה, גם השפה (ולא רק המדוברת) היא שונה, יש פערים במתודולוגיות ובנהלים, הבדלים בין איך שאנחנו רואים דברים, וכמובן – הפרשי השעות שמוסיפים עוד אתגר.
בפוסט הזה אני אעבור על האתגרים ואפרט איך אפשר להתמודד איתם, על סמך נסיון העבר שלי.
למה חשוב להתמודד איתם? כי אם לא, אפשר מהר מאוד להגיע למשבר…
- מספיק שלא תיקשרנו נכון לוחות זמנים, והצוות הישראלי עבד על פיצ׳רים שונים והתקדם, בעוד שהצוות האמריקאי עבד על משהו אחר ו״תקע״ אותנו – זה מעכב את כל הפרוייקט וגורם לתסכולים.
- או שלא הבנו מה הלקוח רוצה, כי לא הבנו את איש המכירות האמריקאי ודילוורנו משהו אחר – זה בעייתי ברמת היחסים עם הלקוח, וגם יוצר איזו תחושה של חוסר אמון בין הפיתוח למכירות וחבל.
- מספיק שצד אחד עדכן מסמך, בגרסה מקומית אצלו על המחשב ולא בענן, אבל הצד השני לא קרא את המייל עם העדכון על זה – ולא פיתח את מה שצריך, או לא בדק את הדרישות החדשות, ונוצר בלאגן.
- או שבאמצע שיחת סנכרון, מישהו בצוות שלנו העיר הערה בישראלית-מדוברת, ומישהו מהאמריקאים הבין את זה לא נכון ונעלב, וזהו – זה משבר ביחסים, ועלול ליצור אווירה עוינת, שיקח הרבה זמן לתקן.
קיצר, הבנתם. בואו נתקדם.
תקשורת ושפה
טוב, ברור – הם מדברים אנגלית, אנחנו עברית. מן הסתם יש הבדל. אבל לא לזה התכוונתי. אני מתכוונת להבדלי השפה האחרים.
אז זה ידוע שאנחנו הישראלים חוצפנים. אנחנו אוהבים להגיד את האמת בפרצוף, חושבים שזו ״ישירות״ או ״החום בין ישראלים״, ואיך לומר – סבלנות זה לא הצד החזק שלנו.
החברים באמריקה לעומת זאת, מנומסים (לפעמים מידי), יש להם זמן (הם, למשל, יודעים לעמוד בתור!), והם מומחים בלצפות כל דבר בסוכר (ולא רק סינבון. איזה טעים זה סינבון?!).
למה זו בעיה? כי הם כנראה יגידו לנו שהעבודה שעשינו היא nice job – שזה נשמע סה״כ סבבה, אבל כנראה שהם מתכוונים שהעבודה לא משהו וכדאי שנתקן אותה או נחשב מסלול מחדש. אולי זה נשמע צביעות, אבל זה לא – זו דרכם המכבדת להעביר מסר.
לא הבנו. ״מכבדת״ ו ״להעביר מסר״, זה קצת אוקסימורון… אז לא. הם פשוט לא אוהבים עימותים ומנסים להתחמק מהם בצורה הזו.
אנחנו, מהצד השני, מסוגלים להגיד להם שהם עשו חרא עבודה בלי להבין שזה ממש יפגע בהם. זה לא יצחיק אותם, הם לא יחשבו שזה ״סחבקי״, וזה ממש עלול לחרב את היחסים כי הם יראו בזה זלזול.
מה אפשר לעשות?
בתור התחלה, לבקש פידבק מפורט יותר – לא להסתפק באמירה של ״nice job״ אלא לעבור איתם על הסעיפים או על הפיצ׳רים, ולשאול את דעתם ולפרט מה אהבו ולא אהבו. זה יקל עליהם לתת את הפידבק האמיתי בלי לשים לב, ויקל עלינו להעיר את ההערות שלנו מבלי להעליב, כי הן יהיו יותר ממוקדות.
אפשר, ואפילו רצוי, לקבוע שיחה יומית/שבועית (תלוי בפרויקט) כדי לדבר על ההתקדמות, ואז לכל אחד יש הזדמנות להביע את דעתו, וגם אז היא על חלק יחסית קטן מכל הפרויקט אז זה מקבל פרופורציה.
מה שעבד אצלי בעבר היה, מפגשים פיזיים – אם מתאפשר כמובן. אין כמו ביקור אמיתי כדי להבין את התרבות במשרד, את ההווי בין הצוותים, ואת הדינמיקה בין האנשים. ובביקור, אני מתכוונת לשני הצדדים – גם לטוס למשרד האמריקאי ולחוות אותו, וגם להטיס קולגות למשרד הישראלי כדי שיהנו מההווי 🙂
הפרשי שעות
זה כנראה הדבר הכי בולט לנו בעבודה עם אמריקאים. כאמור, אני כמעט תמיד עבדתי עם משרדים בחוף המערבי. לא אשקר, זה קשוח. הם מתחילים את יום העבודה כשאנחנו הולכים הביתה, מתחילים ישיבות כשאנחנו כבר חולמים, ובאופן כללי – מתחילים את השבוע יומיים אחרינו אז אין הרבה חפיפה וצריך להספיק את כל מה שתוכנן לאותו שבוע בזמן.
זה מצריך הרבה התחשבות ומאמץ משני הצדדים, אבל כשאנחנו במשרד המרוחק, והם ה HQ – זה מצריך יותר מאיתנו…
תוסיפו על זה את החגים שלנו – שנחגגים לפי לוח שנה שקיים רק אצלנו ועל כן משתנים, ואת החגים שלהם שהם לרוב קבועים – זה נהיה, איך אומרת הפרסומת – לא קל.
מה אפשר לעשות?
האמת שיש לא מעט דברים שאפשר לעשות בהקשר הזה.
באחד ממקומות העבודה, היינו מנצלים את השעות ה״מתות״ (בין 4 ל 7 בערב) ללכת לחדר כושר, לצאת ללימודים, או להיות עם המשפחה – ואז לחזור למשרד או הביתה ולהצטרף לישיבה, להתחבר לשיחה, או לענות למיילים דחופים.
במקום אחר, הוחלט לעשות את כל שיחות הסנכרון בימים קבועים (שני ורביעי) – מצד אחד, זה הופך אותם לימים ממש ארוכים כי רצוי לעשות את השיחות האלו מהמשרד (לנטרל הפרעות, ולתת תחושה זהה לצד השני). מצד שני, זה נותן מסגרת לזמנים שלנו, מגדיר לחברים באמריקה שאלו הימים לעשות ישיבות שנוגעות למוצרים שלנו, ומאפשר לשמור על איזון בית-עבודה בשאר הימים.
בשאר המקרים, אם צריך, הצד האמריקאי נדרש גם הוא להראות גמישות ולהצטרף לשיחות בשעות הבוקר המוקדמות שלהם או בשעות הלילה שלהם – כל אחד והעדפותיו.
תהליכים
זה די ידוע שהדרך בה הידע בחברה עובר בין העובדים, משפיעה על היכולת שלהם להבין את התמונה המלאה ולקבל החלטות. וגם, זה יוצר תחושת שייכות, שותפות מלאה וגורם לאמון בין הצוותים.
נראה לי שאין צורך לציין, כמה זה חשוב ליצור אווירה של שקיפות ואמון בין צוותים מרוחקים, כמה שיתוף הוא הכרחי לעבודה תקינה, וכמה זה מעלה את ה-engagement של העובדים ומביא להצלחת הארגון.
בעידן בו הכל נשמר בענן, קל יותר לשתף מסמכים ולחלוק את הידע בין אנשים שנמצאים ביבשות שונות. אבל זה רק הצד הטכני. מה עם הפרקטיקה?
מה אפשר לעשות?
גם פה יש לא מעט דברים שאפשר לעשות, והכל תלוי בשיתוף פעולה בין הצוותים.
אנחנו תחזקנו עמודי Wiki שהכילו את כל המידע הבסיסי שצריך – מי אחראי על מה, איזה אפליקציות צריך להתקין, לאיזה ספריות צריך הרשאות ועוד. זה מאוד הקל עלי, לדעת שיש לי one-stop-shop שמרכז את כל הדברים הבסיסיים.
בנוסף לזה, כל עובד חדש שהגיע, קיבלת הדרכה על המוצר ועל תהליכי העבודה. אחד הדברים שאני ממליצה בשלב הזה (ואפשר לקרוא על זה פה), הוא להתבונן כדי להבין אם התהליכים שמתקיימים בארגון הם אכן נכונים ומתאימים לנו, או שהם פשוט מתבצעים מכורח ההרגל וכדאי לשנות משהו כדי לייעל אותם.
למה זה? אנחנו הישראלים מסוגלים לעבוד בלי תהליכים מסודרים. לפעמים אנחנו אפילו נרגיש שזה רק מסרבל ומקשה על ההתנהלות. אולי. אבל כשעובדים עם עוד צוותים, במיוחד מרוחקים מאיתנו (שאי אפשר רגע ללכת לעמדה שלהם ולדבר על זה), ובמיוחד אמריקאים שאוהבים מתודולוגיות – תהליכים מסודרים זה דבר מומלץ.
דבר נוסף שעשינו באחד המקומות בהם עבדתי, היה להסכים על תהליכי העבודה שלנו.
עם account manager אחד החלטנו שבכל דרישה מהלקוח שלו, אנחנו נכתוב את מה שהבנו, וזה יהיה בסיס לפינג-פונג כדי ליישר קו בין כולם. מעין חוזה, להסכים על מה מפתחים – כדי שלא נפתח משהו ואז הם יגידו שבכלל התכוונו למשהו אחר. (סיפור אמיתי).
עם צוות אחר, הוסכם על Google spreadsheet שיפרט את שלבי הפרוייקט. בקיצור – לכל אחד התאמנו (כמה שאפשר) את הדרך בה הוא מעדיף לשתף מידע.
זה כמובן, בנוסף לשיחות שבועיות (או יומיות כשצריך) בהן דיברנו על התקדמות הפרוייקט, אמרנו מה חסר לכל אחד ומי אחראי להשלים לו את זה (שגם היה כתוב ב-spreadsheet), ומתי.
הגדלנו לעשות פעם אחת, שסיכמנו את מה שנאמר בדיילי ושלחנו לצוות האמריקאי, והפוך. זה המקום להגיד שגם over-תהליכים זה בעיה. לצורך העניין, במקרה הזה, זה היה די מעיק לסכם דיילי שבו רוב המפתחים אמרו שהם ממשיכים את מה שעשו אתמול (כי זו משימה של כמה ימים) ושעדיין לא ברור מה יצטרכו מהחברים בצד השני… זה היה נסיון יפה, שכשל ספציפית למקרה הזה, אבל אולי זה רעיון טוב כשיש צוותים גדולים יותר ומשימות קטנות יותר.
איך כן אפשר להתגבר על זה – יצרנו דשבורדים שהיו מוצגים על המסך בכניסה למשרד (גם בארץ וגם בחו״ל), שמתעדכנים בריל-טיים ומציגים את מה שטיפלנו בו כבר ומאפשרים לנו לשמור על הגמישות התהליכית. ככה הצוות האמריקאי יכול לראות את זה מייד בלי צורך לדבר איתנו. (אלא אם יש צורך ;-))
בשורה התחתונה, מה שחשוב זה שכולם יוכלו לעקוב ויהיו מסונכרנים על תכולה, תחומי אחריות, וזמני דילוור, כדי שאפשר יהיה להבין מה התקציב, המשאבים, והמדדים להצלחה.
סדר וארגון
אני מודה, יש לי גנים יקים וגם איזשהו סוג של OCD אז סדר וארגון עושים לי נעים.
טרם העבודה האחרונה שלי, שהיתה בחברה שמשוייכת לקורפורייט, חשבתי שיש ממש הבדל גדול בין סטארטאפים וקורפורייט בנושא הזה. אז לא.
זה נכון שנהוג לשייך לסטארטאפים את חוסר הסדר והארגון, אבל זה לא בהכרח נכון. כאמור, עבדתי בסטראטאפים שהיו לנו תהליכים מובנים, ועבדתי בקורפורייט שקצת עשה בלאגן.
אנחנו הישראלים, יודעים להתנהל עם בלאגן בצורה טובה, אבל לאמריקאים קשה עם זה…
מה אפשר לעשות?
כל דבר שיציג את הדברים שאנחנו עובדים עליהם, וכל דבר שיקל על העבודה המשותפת. מה זה אומר בתכלס?
תרשים ארגוני, רצוי עם תמונות – ככה כל אחד יודע עם מי הוא צריך לדבר ועל מה.
במקום האחרון שעבדתי בו, לא היתה תוכנית חפיפה לעובד חדש. כשהגעתי, אמרו לי ״ברוכה הבאה. תסתדרי״ 🙂 יום אחד, הייתי צריכה עזרה במערכת הליבה שלנו והפנו אותי ליוג׳ין. מי זה יוג׳ין? הבחור הגבוה בחדר ההוא.
עכשיו בואו, אני 1.57מ׳ – מבחינתי כל אחד הוא גבוה. זה כמו שתגיד למישהו בניו יורק follow the yellow cab. כשמצאתי אותו, הבנתי שכבר ראיתי אותו כמה פעמים קודם לכן אבל לא היה לי מושג שזה הוא. וזה עוד בחברה שיש לה רק משרד אחד.
כשמדובר במספר משרדים, זה מאסט שיהיה משהו שמציג את כל העובדים, עם תמונות, לפי מחלקות ותפקידים – ויקל על כולם להבין עם מי הם עובדים ואת מי מהם הם צריכים לתפוס.
תמונה במייל, חתימה שמעידה על התפקיד והמחלקה, ונימוס – כל מייל ששלחתי למישהו בפעם הראשונה, פתחתי בהקדמה: ״היי, אני אורית ואני מנהלת המוצר החדשה בצוות, אחראית על הengagement והדאטה…״ ככה לפחות הם ידעו מי זאת שפונה אליהם out of the blue ומה היא רוצה מהם.
רואדמפ מוצרי ותוכנית עבודה – כדי שכולם יבינו על מה עובדים, מה יותר חשוב, ולאיזה כיוון אסטרטגי החברה הולכת. כאשר צוותים שמפוזרים בין משרדים, צריכים לעבוד על אותם הדברים, קל לסנכרן כאשר יודעים את הכיוון והזמנים אליהם צריך להתכנס.
בכל פעם שמישהו מציע רעיון, לא צריך להרגיש לא נעים לפסול אותו או לדחות למועד אחר, כי יש רואדמפ.
אם מישהו לא עומד בזמנים או לא מילא את המשימה שלו, יש דרך פשוטה לדעת ולהתנהל עם המצב כי יש תוכנית עבודה.
תוכנית שיווקית עם מדדי הצלחה ברורים – כדי שיהיה ברור למה אנחנו עושים את מה שאנחנו עושים, מתי שאנחנו עושים.
אלו דברים שבכל מקרה קיימים בכל חברה, ויעזרו מאוד להשליט סדר וארגון.
כאמור, אלו הדברים שעבדו לי במקומות הקודמים, והוכיחו את עצמם. אין לי ספק שיש עוד אתגרים ועוד דרכים להתמודד. השני סנט שלי בפוסט הזה, הוא שחשוב להתמודד עם זה ולמצוא פתרונות.
אוהבים סינבון? חולקים איתי גנים יקים? או אולי יש לכם טיפים נוספים!? דברו אלי
הפרודקטיבית 